Información sobre la inscripción a eventos según el art. 13 del Reglamento UE 2016/679
Normativa de referencia
- Reglamento UE n. 679 del 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en adelante, "Reglamento UE")
- Decreto Legislativo n. 196 del 30 de junio de 2003 (en adelante, "Código de Privacidad"), modificado por el Decreto Legislativo n. 101 del 10 de agosto de 2018
Var Group S.p.A. (en adelante también "la Sociedad"), Sociedad por Acciones perteneciente al Grupo empresarial SeSa S.p.A., con sede legal en via Piovola 138, Empoli (FI), NIF n. 03301640482, desea informar a los usuarios sobre las modalidades y condiciones aplicadas por la Sociedad a las operaciones de tratamiento realizadas sobre los datos personales. La Sociedad actúa en calidad de “Responsable del tratamiento”, entendiendo por ello "la persona física o jurídica, la autoridad pública, el servicio u otro organismo que, individualmente o junto con otros, determina los fines y los medios del tratamiento de datos personales". En particular, esta información se proporciona en relación con los datos personales de los usuarios que se inscriban en el presente evento. De acuerdo con la normativa sobre el tratamiento de datos personales, los usuarios que se inscriban en el presente evento asumen la calidad de "interesados", entendiendo por tales las personas físicas a las que se refieren los datos personales objeto de tratamiento.
1. Datos personales objeto del tratamiento
En relación con la inscripción al presente evento a través del formulario web, la Sociedad podrá tratar los siguientes datos personales de los usuarios:
a. Datos identificativos, tales como nombre, apellidos, dirección de correo electrónico y empresa a la que pertenecen;
b. Datos pertenecientes a categorías especiales según el art. 9 del GDPR (p.ej., alergias o intolerancias alimentarias);
c. Cualesquiera imágenes y/o grabaciones de video realizadas dentro del lugar donde se llevará a cabo el presente evento durante su desarrollo (cuando sea aplicable). En caso de que se realicen grabaciones durante el evento, se expondrá un aviso informativo específico en la entrada del mismo.
2. Finalidad y base jurídica del tratamiento de los datos personales
En relación con los datos personales mencionados en el punto 1), letra a) de esta información, los datos personales serán tratados para la organización y gestión del presente evento. Por tanto, el tratamiento se basa en la ejecución de solicitudes específicas del usuario y en el cumplimiento de medidas precontractuales, por lo que no es necesario el consentimiento expreso de los usuarios. Con respecto a los datos personales mencionados en el punto 1), letra b), serán tratados para la organización del evento y la provisión adecuada de alimentos (p.ej., en caso de alergias o intolerancias alimentarias). Estos datos serán tratados sobre la base de un consentimiento específico. Finalmente, en cuanto a los datos personales mencionados en el punto 1), letra c) de esta información, si aplica, serán tratados con el fin de preparar material fotográfico y/o multimedia para ser utilizado como herramienta promocional por parte de la Sociedad. Este tratamiento se basa en el interés legítimo de la Sociedad, respaldado por un análisis de equilibrio de intereses realizado. En caso de que se realicen grabaciones durante el presente evento, los participantes serán informados mediante avisos específicos expuestos en la entrada del evento y podrán evitar las áreas sujetas a grabaciones. En particular, quienes accedan al evento entran en el posible campo de acción de la cámara y/o las grabaciones fotográficas y aceptan el uso de su imagen, sin tener nada que reclamar, para su publicación en soportes destinados a la difusión y utilizados con fines promocionales de las actividades realizadas por la Sociedad. La Sociedad se considera exenta de cualquier carga económica y de cualquier responsabilidad relacionada con el uso indebido del material de video por parte de terceros.
3. Naturaleza de la provisión de datos personales
La provisión de los datos mencionados en el punto 1), letra a) es obligatoria, ya que sin estos datos no será posible participar en el presente evento. En cambio, la provisión de los datos mencionados en el punto 1), letra b) es opcional y libre por parte de los interesados. En caso de proporcionar tales datos, el consentimiento correspondiente es obligatorio para permitir a la Sociedad tratarlos y, en consecuencia, atender las necesidades especiales en cuanto a las comidas. En ausencia de dicho consentimiento, la Sociedad no podrá tratar estos datos. Por último, en referencia a los datos mencionados en el punto 1), letra c), cuando aplique, su provisión es opcional y libre. Se precisa que los participantes podrán revocar, en cualquier momento, el consentimiento ya otorgado para el tratamiento de los datos personales escribiendo al correo electrónico [email protected]; la revocación del consentimiento no afecta la legalidad del tratamiento realizado antes de dicha revocación.4. Modalidades y duración del tratamiento de los datos personales
El tratamiento de los datos personales de los usuarios es realizado por el personal de la empresa especialmente autorizado por la Sociedad; para ello, estos sujetos son identificados e instruidos por escrito. El tratamiento puede realizarse mediante el uso de herramientas y soportes informáticos, telemáticos o también en papel, respetando las disposiciones destinadas a garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales, así como la exactitud, actualización y pertinencia de los datos personales en relación con las finalidades declaradas. Los datos personales recogidos serán almacenados en archivos electrónicos y/o en papel ubicados en la sede legal o en las oficinas operativas de la Sociedad. La conservación de los datos personales proporcionados por los usuarios se realizará de manera que permita su identificación durante un período de tiempo no superior al necesario para el cumplimiento de las finalidades, según lo indicado en el punto 1 de esta información, para las cuales los datos mismos son recopilados y tratados. En concreto, en relación con la finalidad indicada en el punto 1), letra b), los datos serán eliminados en un plazo de 15 días después de la finalización del presente evento, mientras que los datos relativos a la finalidad indicada en el punto 1), letra c) serán tratados por la Sociedad hasta la solicitud de eliminación por parte del interesado, salvo obligaciones legales adicionales. Se precisa que, tras la solicitud de eliminación mencionada, sus datos no serán objeto de difusión adicional por parte de la Sociedad, la cual no podrá garantizar una eliminación efectiva de los mismos, ya que estos pueden haber sido reproducidos de manera casi ilimitada por terceros. Además, se precisa que la Sociedad ha adoptado medidas de seguridad específicas para prevenir la pérdida, usos ilícitos o incorrectos de los datos personales y accesos no autorizados a los mismos.
5. Destinatarios de los datos personales
Limitado a los fines establecidos en esta información, los datos personales de los usuarios podrán ser comunicados en Italia o en el extranjero, dentro del territorio de la Unión Europea (UE) o del Espacio Económico Europeo (EEE), para el cumplimiento de obligaciones legales. El listado actualizado de los destinatarios de los datos y de los Responsables del tratamiento designados puede ser facilitado a solicitud del interesado. Los datos personales no serán objeto de transferencia fuera del territorio de la Unión Europea (UE) o del Espacio Económico Europeo (EEE). Los datos personales no serán objeto de divulgación y, por tanto, no se darán a conocer al público ni a un número indefinido de personas, salvo lo descrito en relación con el propósito mencionado en el punto 1), letra c).
6. Derechos según los artículos 15, 16, 17, 18, 20 y 21 del Reglamento UE 2016/679
Los usuarios, en calidad de interesados, podrán ejercer los derechos de acceso a los datos personales previstos en el artículo 15 del Reglamento UE, así como los derechos contemplados en los artículos 16, 17, 18, 20 y 21 del mismo Reglamento, relativos a la rectificación, cancelación, limitación del tratamiento de los datos personales, portabilidad de los datos, cuando sea aplicable, y oposición al tratamiento de los datos personales. Estos derechos pueden ejercerse enviando una solicitud al siguiente correo electrónico: [email protected]. En caso de que la empresa no proporcione una respuesta en los plazos previstos por la normativa o si la respuesta a la solicitud de ejercicio de los derechos no resulta adecuada, los usuarios podrán presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos. A continuación, se indican los datos de contacto:
Agencia Española de Protección de Datos
Fax: (+39) 06.69677.3785
Centralita telefónica: (+39) 06.69677.1
Correo electrónico: [email protected]
7. Responsable de Protección de Datos
El Responsable de Protección de Datos Personales puede ser contactado en la sede de la empresa y en la siguiente dirección de correo electrónico:
Correo electrónico: [email protected]