Las empresas enfrentan de manera recurrente periodos de alta intensidad, caracterizados por múltiples plazos, cierres contables, revisiones estratégicas o picos en la actividad de los distintos departamentos. 

Todos los equipos están bajo presión: se exige un esfuerzo adicional y es necesario rendir al máximo en numerosos procesos empresariales, desde Marketing hasta Administración, Recursos Humanos, Ventas o Producción. 

¿Cómo afrontar estos periodos de forma efectiva y constructiva, manteniendo el enfoque hacia los objetivos y la capacidad de adaptarse a proyectos en constante evolución? 

Una ayuda proviene del mundo del desarrollo de software, de donde surge el enfoque Agile, aplicable a cualquier organización, siempre que exista la conciencia de abandonar lógicas obsoletas o desordenadas en la gestión de los momentos de mayor carga. Se trata de una filosofía basada en dividir cada proyecto en fases, con un seguimiento constante de tareas pendientes, en curso y finalizadas, y que se fundamenta en la colaboración y la mejora continua. Los equipos siguen un ciclo de planificación, ejecución y evaluación. 

El objetivo principal es entregar un resultado de calidad, tanto para el cliente externo como para cualquier stakeholder interno de la organización. 

Las empresas que han adoptado el enfoque Agile han mostrado mejoras significativas: reducción de costes del 29%, mejor planificación (91%), productividad (97%), calidad (50%) y un ROI un 470% superior respecto a las empresas con un sistema organizativo tradicional. 

Un valor central del manifiesto Agile es la capacidad de actuar en un contexto donde el cambio es la única constante, como ocurre en la mayoría de las organizaciones: “Aceptamos cambios en los requisitos, incluso en fases avanzadas del desarrollo. Los procesos ágiles aprovechan el cambio en beneficio del cliente.” 

Se prioriza, por tanto, “responder al cambio más que seguir un plan”: aunque pueda parecer contraintuitivo, asegura la calidad del resultado, aunque implique modificar el rumbo, lo que exige adaptación y flexibilidad constantes. 

En este contexto, ¿cuál es la herramienta Agile que ayuda a gestionar los periodos más intensos para el equipo? 

Se trata del sprint, que permite aumentar la productividad dividiendo las actividades en ciclos y basándose en una planificación semanal. De esta manera, se establecen las tareas a completar en un periodo determinado, comprometiéndose a ejecutarlas de la manera más eficaz posible. 

El sprint proporciona múltiples beneficios a las empresas: 

• Implementación más rápida de soluciones, concentrándose en partes pequeñas del proyecto. 
  
  
• Reducción de desperdicios, minimizando recursos y enfocando esfuerzos en aspectos concretos. 
  
  
• Mayor flexibilidad y adaptación al cambio, dado que los sprints son ciclos cortos que permiten ajustes rápidos. 
  
  
• Mayor éxito gracias a esfuerzos más dirigidos. 
  
  
• Plazos de entrega más cortos. 
  
  
• Aumento de la satisfacción del cliente. 
  
  

Además de aplicar la lógica Agile, el uso de técnicas de Data science & IA proporciona un soporte clave para agilizar tareas, optimizar procesos y garantizar resultados eficientes. Cada vez más organizaciones adoptan Inteligencia Artificial generativa conversacional para optimizar, agilizar y garantizar el éxito de proyectos y tareas diarias en procesos clave como Supply Chain, Customer Care/Aftersales, F&A/Risk Management, Operaciones o Recursos Humanos. 

Conociendo los problemas que enfrentan las empresas y la presión de los distintos procesos, hemos desarrollado Hyperchat, una aplicación que facilita el trabajo de los equipos y el éxito de los proyectos: 

• Permite obtener información útil en el momento adecuado mediante un sistema interactivo que supera las limitaciones de los chatbots tradicionales. 
  
  
• Facilita el acceso a recursos necesarios para ejecutar tareas específicas, como la inserción de un pedido. 
  
  
• Permite realizar preguntas directas y recibir respuestas precisas, contextualizadas y fiables, indicando las fuentes/documentos de donde se extrae la información. 
  
  
• Se basa en la mejora del enfoque Retrieval Augmented Generation (RAG), integrando técnicas avanzadas de recuperación de información con generación de texto mediante Large Language Models (modelos lingüísticos de gran tamaño). 
  
  
• Garantiza la confidencialidad de los datos, que permanecen bajo propiedad de la organización.